- HUKUM
- Pembuatan Surat Keputusan Rektor
- Tujuan : Memberikan panduan yang jelas untuk Subagian Hukum dan Humas dalam prosedur pembuatan Surat Keputusan Rektor di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Ruang Lingkup : Proses dan tatacara pembuatan Surat Keputusan Rektor sampai dengan ditandatangani.
- Defenisi : Surat Keputusan Rektor adalah adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh Rektor Universitas Negeri Gorontalo berkaitan dengan kebijakan lembaga.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro Umum dan Keuangan, Kabag Umum, dan Kasubag Hukum dan Humas di lingkungan Biro Umum dan Keuangan.
- Acuan : (-) Peraturan Menteri NOMOR 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi (-)Keputusan Rektor Universitas Negeri Gorontalo Nomor 1184/UN47/KP/2011 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Didistribusikan kepada : Pimpinan unit kerja dan staf dosen maupun tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Tata Cara : (a) Kasubag Hukum dan Humas Menerima Nota Dinas atau Disposisi dari Pimpinan membuat Surat Keputusan. (b) Pembuatan draft Surat Keputusan dilakukan oleh staf dengan memperhatikan maksud dan tujuan nota/disposisi/surat usulan serta arahan Kasubag Hukum dan Humas. (c) Mengajukan konsep Surat Keputusan ke Kasubag Hukum dan Humas untuk dikoreksi dan diparaf. (d) Surat Keputusan diteruskan ke Kabag Umum /Kepala Biro Umum dan Keuangan/Wakil Rektor untuk diparaf sebelum ditandatangani Rektor. (e) Surat Keputusan sebelum ditandatangani minimal terdapat 2 (dua) paraf. (f) Kemudian Surat Keputusan diserahkan kepada Rektor untuk ditandatangani. (g) Setelah ditandatangani surat kemudian diberikan nomor oleh staf.
- Dokumen Terkait : (-) Disposisi Rektor, Wakil Rektor, Kepala BUK (-)Surat Masuk
ALUR PROSEDUR
Pembuatan Surat Keputusan Rektor :
- Tujuan : Memudahkan dalam pembuatan surat keluar baik dalam lingkup Universitas maupun di luar Universitas.
- Ruang Lingkup : Proses dan tatacara pembuatan Surat Keluar sampai dengan ditandatangani.
- Defenisi : Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikeluarkan untuk dikirimkan kepada pihak lain perorangan atau institusi, antara lain surat dinas, undangan, penunjukan.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro Umum dan Keuangan, Kabag Umum, dan Kasubag Hukum dan Humas di lingkungan Biro Umum dan Keuangan.
- Acuan : (-) Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi. (-) Keputusan Rektor Universitas Negeri Gorontalo Nomor 1184/UN47/KP/2011 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Didistribusikan kepada : Pimpinan unit kerja dan staf dosen maupun tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo serta instansi lain di luar UNG.
- Tata Cara : (a) Kasubag Hukum dan Humas Menerima Nota Dinas atau Disposisi dari Pimpinan membuat surat. (b) Pembuatan konsep surat keluar dilakukan oleh staf dengan memperhatikan maksud dan tujuan surat serta arahan Kasubag Hukum dan Humas. (c) Mengajukan konsep surat ke Kasubag Hukum dan Humas untuk dikoreksi dan diparaf. (d) Surat diteruskan ke Kabag Umum/ Kepala Biro Umum dan Keuangan/Wakil Rektor/Rektor untuk diparaf atau ditandatangani. (e) Surat yang akan ditandatangani Rektor minimal terdapat 2 (dua) paraf. (f) Setelah ditandatangani surat kemudian diberikan nomor oleh staf.
- Dokumen Terkait : (-) Disposisi Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro (-) Arsip surat masuk
ALUR PROSEDUR
Pembuatan Surat Keluar :
- Tujuan : Memudahkan pencarian dokumen pada saat diperlukan untuk Subagian Hukum dan Humas.
- Ruang Lingkup : Proses dan tatacara penyimpanan arsip.
- Defenisi : Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro Umum dan Keuangan, Kabag Umum dan Kasubag Hukum dan Humas.
- Acuan : Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
- Didistribusikan kepada : -
- Tata Cara : (a) Menerima surat/dokumen yang telah selesai diproses/digunakan. (b) Memeriksa dan memilah surat/dokumen berdasarkan jenisnya. (c) Menyimpan ditempat yang disediakan secara fisik/konvensional pada filling kabinet maupun di media penyimpanan elektronik/digital pada hard disk.
- Dokumen Terkait : Peraturan, Surat Keputusan, Surat masuk dan keluar, Disposisi Pimpinan.
ALUR PROSEDUR
Pengarsipan :
- Perancangan Peraturan Rektor
- Tujuan : Memberikan panduan yang jelas untuk Sub Bagian Hukum dan Humas dalam prosedur perancangan Peraturan Rektor di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Ruang Lingkup : Proses dan tatacara perancangan Peraturan Rektor sampai dengan ditandatangani Rektor.
- Defenisi : Peraturan Rektor adalah adalah dasar hukum yang dikeluarkan Rektor untuk mengatur dan membatasi pelaksanaan kegiatan maupun tingkah laku yang jika melanggar akan dikenakan hukuman/sanksi.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro Umum dan Keuangan, Kabag Umum, dan Kasubag Hukum dan Humas di lingkungan Biro Umum dan Keuangan.
- Acuan : (-) Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi. (-) Keputusan Rektor Universitas Negeri Gorontalo Nomor 1184/UN47/KP/2011 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Didistribusikan kepada : Pimpinan unit kerja dan staf dosen maupun tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo serta instansi lain di luar UNG.
- Tata Cara : (a) Kasubag Hukum dan Humas Menerima Nota Dinas atau Disposisi perancangan peraturan dari Pimpinan. (b) Pembuatan konsep Peraturan Rektor dilakukan oleh staf dengan memperhatikan maksud dan tujuan usulan pembuatan peraturan serta arahan Kasubag Hukum dan Humas. (c) Mengajukan konsep Peraturan Rektor ke Kasubag Hukum dan Humas, Kabag Umum, Kepala BUK, Wakil Rektor untuk dikoreksi. (d) Penandatanganan lembar monitoring oleh Kasubag Hukum dan Humas, Kabag Umum, Kepala Biro Umum dan Keuangan dan Wakil Rektor atau Tim Penyusun bahwa Peraturan Rektor tersebut telah diperiksa dan sesuai. (e) Peraturan Rektor sebelum ditandatangani telah diperiksa minimal 4 (empat) orang selanjutnya diserahkan kepada Rektor untuk ditandatangani. (f) Setelah ditandatangani Peraturan Rektor kemudian diberikan nomor oleh staf.
- Dokumen Terkait : (-) Disposisi Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro (-) Arsip surat masuk
ALUR PROSEDUR
Pembuatan Peraturan Rektor :
- Perancangan Peraturan Rektor
- Tujuan : Memberikan panduan yang jelas untuk Sub Bagian Hukum dan Humas dalam prosedur perancangan Peraturan Rektor di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Ruang Lingkup : Proses dan tatacara perancangan Peraturan Rektor sampai dengan ditandatangani Rektor.
- Defenisi : Peraturan Rektor adalah adalah dasar hukum yang dikeluarkan Rektor untuk mengatur dan membatasi pelaksanaan kegiatan maupun tingkah laku yang jika melanggar akan dikenakan hukuman/sanksi.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro Umum dan Keuangan, Kabag Umum, dan Kasubag Hukum dan Humas di lingkungan Biro Umum dan Keuangan.
- Acuan : (-) Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi. (-) Keputusan Rektor Universitas Negeri Gorontalo Nomor 1184/UN47/KP/2011 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Didistribusikan kepada : Pimpinan unit kerja dan staf dosen maupun tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo serta instansi lain di luar UNG.
- Tata Cara : (a) Kasubag Hukum dan Humas Menerima Nota Dinas atau Disposisi perancangan peraturan dari Pimpinan. (b) Pembuatan konsep Peraturan Rektor dilakukan oleh staf dengan memperhatikan maksud dan tujuan usulan pembuatan peraturan serta arahan Kasubag Hukum dan Humas. (c) Mengajukan konsep Peraturan Rektor ke Kasubag Hukum dan Humas, Kabag Umum, Kepala BUK, Wakil Rektor untuk dikoreksi. (d) Penandatanganan lembar monitoring oleh Kasubag Hukum dan Humas, Kabag Umum, Kepala Biro Umum dan Keuangan dan Wakil Rektor atau Tim Penyusun bahwa Peraturan Rektor tersebut telah diperiksa dan sesuai. (e) Peraturan Rektor sebelum ditandatangani telah diperiksa minimal 4 (empat) orang selanjutnya diserahkan kepada Rektor untuk ditandatangani. (f) Setelah ditandatangani Peraturan Rektor kemudian diberikan nomor oleh staf.
- Dokumen Terkait : (-) Disposisi Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro (-) Arsip surat masuk.
ALUR PROSEDUR
Pembuatan Peraturan Rektor :
- HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)
- Peliputan Kegiatan di Lingkungan Universitas
- Tujuan : Untuk mempermudah dalam hal melakukan kegiatan peliputan kegiatan di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
- Ruang Lingkup : Universitas Negeri Gorontalo.
- Definisi
- Penanggung Jawab : Kasubag Hukum dan Hubungan Masyarakat
- Acuan : - Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi
- Didistribusikan kepada : -
- Tata Cara : (a) Melakukan pengecekan agenda kegiatan terkini yang dilaksanakan setiap unit di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo. (b) Melaporkan agenda kegiatan yang akan diliput kepada Kepala Sub Bagian Hukum dan Humas c. Mempersiapkan peralatan peliputan seperti Kamera, Sound Recorder, maupun Handycam. d. Melakukan kegiatan peliputan hingga rangkaian kegiatan berakhir. e. Melaporkan hasil peliputan kegiatan kepada Kasubag Hukum dan Humas untuk kebutuhan publikasi dan pendokumentasian. d. Menyimpan file hasil peliputan sebagai dokumen Sub Bagian Hukum dan Humas.
- Dokumen Terkait : -
Alur Prosedur
Peliputan kegiatan di lingkungan Universitas:
- Pembuatan Press Release Untuk Khalayak Media
- Tujuan : Memudahkan dalam pembuatan pers release untuk kebutuhan publikasi di media cetak.
- Ruang Lingkup : BUK Universitas Negeri Gorontalo.
- Defenisi : Pers release adalah bahan publikasi untuk kebutuhan pemberitaan yang berkaitan dengan pencitraan lembaga.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro, Kabag Umum, dan Kasubbag dilingkungan BUK.
- Acuan : - Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
- Didistribusikan kepada : Media cetak yang bekerjasama melakukan publikasi pemberiaan lembaga.
- Tata Cara : (a) Mengumpulkan materi maupun bahan informasi untuk kebutuhan pembuatan pers release oleh staff Sub Bagian Hukum dan humas. (b) Menyusun konsep press release dengan memperhatikan materi serta bahan informasi yang tersedia. (c) Mengajukan konsep press release ke Kasubag Hukum dan Humas untuk dikoreksi dan diperiksa kembali apabila ada hal-hal yang harus ditambah atau diperbaiki. (d) Konsep press release yang telah diperiksa oleh Kasubag Hukum dan Humas kemudian diperbaiki oleh Staff Sub Bagian Hukum dan Humas. (e) Konsep press release yang telah diperbaiki kemudian dikirimkan kepada wartawam media cetak. (f) Menyimpan press release.
- Dokumen Terkait : (-) Disposisi Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro (-) Buku Agenda Surat Keluar (- )Arsip Surat Keluar
Alur Prosedur
- Publikasi Informasi Melalui Website dan Media Sosial
- Tujuan : Memberikan panduan dalam melakukan publikasi informasi UNG melalui website maupun media social
- Ruang Lingkup : Biro UK Universitas Negeri Gorontalo.
- Defenisi : Publikasi Informasi adalah menyebarluaskan berbagai informasi yang berkaitan dengan pencitraan lembaga, maupun informasi terkait kebutuhan masyarakat.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro, Kabag Umum dan Kasubbag
- Acuan : - Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi
- Didistribusikan kepada : Pejabat dan Pimpinan unit kerja di lingkungan UNG
- Tata Cara : (a) Mengumpulkan bahan materi atau bahan infromasi untuk dipublikasikan melalui Website dan Media Sosial oleh Staff Subbag Hukum dan Humas. (b) Menyusun bahan informasi yang akan dipublikasikan sesuai arahan Kasubbag Hukum dan Humas. (c) Mengajukan bahan informasi publikasi ke Kasubag Hukum dan Humas untuk dikoreksi dan diperiksa kembali apabila ada hal-hal yang harus ditambah atau diperbaiki. (d) Bahan informasi yang telah diperiksa oleh Kasubag Hukum dan Humas kemudian diperbaiki atau dilengkapi oleh Staff Sub Bagian Hukum dan Humas. (e) Bahan informasi kemudian dipublikasikan melalui website maupun media social UNG yang dikelola oleh Staff Subbag Hukum dan Humas. (f) Menyimpan informasi yang dipublikasikan.
- Dokumen Terkait : -
ALUR PROSEDUR
- Permintaan Informasi Publik
- Tujuan : Memudahkan dalam memproses permintaan informasi oleh masyarakat terkait dengan UNG.
- Ruang Lingkup : Biro UK Universitas Negeri Gorontalo.
- Defenisi : Pengarsipan Surat adalah proses penyimpanan surat baik dalam bentuk media tulis maupun elektronik.
- Penanggung Jawab : Kepala Biro, Kabag Umum dan Kasubbag.
- Acuan : - Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
- Didistribusikan kepada : Masyarakat
- Tata Cara : (a) Setiap Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan permintaan untuk memperoleh Informasi Publik kepada Universitas Negeri Gorontalo (UNG) melalui Subbag Hukum dan Humas secara tertulis atau tidak tertulis. (b) Mencatat identitas Pemohon Informasi Publik meliputi nama, alamat, subjek dan format informasi, serta cara penyampaian informasi yang diminta oleh Staff. (c) Memberikan tanda bukti penerimaan permintaan Informasi Publik berupa nomor pendaftaran pada saat permintaan. (d) Mengkomunikasikan permintaan informasi yang diajukan oleh pemohon ke Kasubag Hukum dan Humas untuk memperoleh masukan dan arahan dalam menyusun permintaan informasi. (e) Membuat surat pemberitahuan yang mencantumkan alasan jika permintaan informasi tidak dapat dipenuhi, ataupun permohonan informasi ditolak oleh Kasubbag Hukum dan Humas berdasarkan UU KIP. (f) Mengumpulkan bahan informasi sesuai yang akan diberikan kepada pemohon dengan berkoordinasi dengan Bidang terkait, selambat-lambatnya dalam waktu 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh Subbag Hukum dan Humas. (g) Mengajukan konsep bahan informasi yang telah dikumpulkan ke Kasubag Hukum dan Humas untuk dikoreksi dan diperiksa kembali apabila ada hal-hal yang harus ditambah atau diperbaiki. (h) Konsep bahan informasi yang telah diperiksa oleh Kasubag Hukum dan Humas kemudian diperbaiki oleh Staff Sub Bagian Hukum dan Humas. (i) Informasi yang telah dikumpulkan kemudian diberikan kepada pemohon informasi. (j) Menyimpan Informasi yang telah diberikan.
- Dokumen Terkait : - Bahan Informasi yang diberikan ke masyarakat
Alur Prosedur
